ПОИСК ПО КАТАЛОГУ

Все успеть и не устать: как успешно работать в условиях многозадачности

Часто ли вам приходится решать несколько задач одновременно? Сегодня умение работать в режиме мультизадачности – один из важнейших навыков любого специалиста. Как эффективно управлять рабочими делами и при этом не терять результативности, «Профгиду» рассказала бизнес-тренер консалтинговой компании Алеся ЖОРОВА.
  1. Не держите задания в голове

Это первое и главное правило. Даже если полностью полагаетесь на свою память, выписывайте задания на любой носитель: в ежедневник, заметки на телефоне, Excel-таблицы, планер или специальное приложение для планирования. Что бы вы ни выбрали, все будет лучше, чем задача в голове.

  1. Делайте «перезагрузку» головы в течение дня

На протяжении дня записывайте невыполненные дела в список задач, не носите их на уме. Чем больше будете пытаться запомнить, тем будет ниже способность быстро принимать решения, хуже – концентрация и выше – уровень стресса.

 

  1. Выполняйте задачу до конца

Зафиксируйте материал как только закончили обучение, отметьте основные моменты встречи с партнером по ее окончании, рассортируйте почту как только ее обработали и т.д. Невыполнение этих простых действий добавляет незавершенные задания в список дел и, как следствие, вы рискуете столкнуться с прокрастинацией и потерей энергии. Ведь множество незавершенных задач лишает нас свободы и креативности.

  1. Подводите итоги дня и стройте планы на завтра

Вечером попробуйте подвести итоги прожитого дня, записать дела на завтра и на ближайшие дни в соответствии с текущими событиями. Если к моменту засыпания выпишете все «зависшие» в голове задачи, спать будете однозначно лучше.

  1. Составляйте расписание в начале дня

Такое простое действие позволяет сфокусироваться на важнейших событиях, не упустить ключевые. Также позволяет своевременно сказать «нет» задачам, поступающим в течение дня, но менее приоритетным.

  1. Записывайте задачи, как только их получили

Не думайте, что запишете их через 10 минут: практика показывает, что в результате о них просто забывают. Так можно создать себе еще больше форс-мажоров и внеплановых задач.

  1. Используйте СRM-системы для работы с клиентами

Если ваша деятельность предполагает работу с физическими лицами, используйте CRM-системы. Они помогают фиксировать всю необходимую информацию для будущего качественного взаимодействия с клиентами и при этом не надеяться на память, а обладать всеми необходимыми данными в письменной форме.

  1. Используйте правило двух минут

Если задачу можно выполнить «здесь и сейчас», делайте это сразу и не переносите ее на потом. Практика показывает, что подобные задачи занимают меньше времени, если выполнять их немедленно. Например, если вы работаете с документами, то лучше сразу отсортируйте их по папкам. Такое своевременное действие сэкономит время на разгребание заваленного стола.

  1. Не принимайте задачу устно

Одна из проблем современных компаний – это «коридорный менеджмент»: выйдя из одного кабинета и не успев дойти до другого, сотрудник встречает в коридоре пару-тройку коллег и, между прочим, получает список задач. В результате, добравшись до пункта назначения, забывает, зачем пришел. Не совершайте подобных ошибок. Отвечайте коллегам: «Если хочешь убедиться, что задача принята и будет выполнена, продублируй ее в письменном виде». А если задачу в устной форме вам поставил руководитель и просить его дублировать запрос невозможно или неловко – сразу же зафиксируйте задачу сами.

  1. Заранее планируйте свою «недоступность»

Многим сотрудникам, тем более руководителям, иногда нужно время на выполнение важных или стратегических задач, требующих полной концентрации. Но сосредоточиться часто не получается, приходится отвлекаться на решение текущих задач.

Можно избежать таких ситуаций, если заранее запланировать себе время, когда будете недоступны. Предупредите звонком или сообщением в мессенджере коллег или партнеров, которым вы можете понадобиться, указав временные рамки. Например: «Коллеги, завтра с 14 до 16 я буду недоступен. Если вам необходимо решить те или иные вопросы, обращайтесь до или после указанного времени».

  1. Фиксируйте отвлечения в течение дня

В течение дня прямо в расписании записывайте, что происходит и сколько времени занимает: 4-5 дней такой фиксации позволят многое осознать и улучшить. Эта техника позволяет увидеть, на что вы реально отвлекаетесь, сколько времени это занимает, из-за чего или кого возникают внеплановые задания и можно ли на это влиять. Так вы сможете оптимизировать затраты своего времени и сделать выводы, как вести себя в подобных ситуациях в будущем.

  1. Планируйте время на форс-мажор

Многие знают, что это нужно делать, но мало у кого это правило работает. Планировать форс-мажоры означает – делать промежутки времени между основными задачами. Не назначайте одну встречу с 10 до 11, а следующую за ней с 11 до 12. Оставьте между ними промежуток в 15-20 минут, и это если встречи проходят на одной локации. А если следующая встреча – в другом месте, то прибавьте ко времени, которое вы, скорее всего, потратите на дорогу, еще чуть-чуть на форс-мажор (около 20% от общего времени на дорогу).

Применение этих правил позволит быть более эффективными, успевать больше, а уставать меньше, даже работая в режиме многозадачности.

Записала Ирина ВОЕВОДСКАЯ

Фото с сайта pixabay

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *